- 재외공관 공증업무 요령

 1. 재외공관 공증사무의 의의 등

  가. 의의

   「재외공관공증법」에 의하여 대한민국 재외공관의 공증담당 영사관(총영사, 영사, 부영사)이 하도록 규정되어 있는 대한민국 영토 밖에서의 공증에 관한 사무

  나. 종류

    ○ 공정증서의 작성, 사서증서의 인증, 확인 등

  다. 관계법령

    ○ 재외공관공증법, 동법 시행령, 재외공관공증수수료규정

    ○ 공증인법, 동법 시행령

  라. 중요성

    ○ 재외국민의 권익보호

      - 해외교포의 현지거래 또는 작성문서를 증서화 가능

      - 해외작성문서에 증거력 부여로 법률분쟁 예방

      - 영사확인 등 문서의 공신력으로 이중확인절차 생략 가능

    ○ 해외영업활동 지원 효과

      - 해외거래의 공정증서화에 따른 집행력 부여로 기업거래의 실효성 확보

      - 해외진출기업의 확대로 인한 법률분쟁 증가에 대비

    ○ 대한민국 행정 각 부처에 행정편의 제공

      - 해외발행 제증명서의 진정성립 확인 대행

  마. 관련 용어

    ○ 공정증서

      - 당사자 기타 관계인의 촉탁을 받아 법률행위 또는 사실에 대하여 재외공관에서 공증담당영사관이 직접 작성한 증서

      - ‘공정증서 작성’이란 재외공관에서 공증담당영사관이 당사자 기타 관계인의 촉탁에 기하여 직접 관계법령 소정의 절차와 서식으로 공정증서를 작성하는 행위

    ○ 사서증서

      - 개인이 작성하여 서명 또는 기명날인한 사문서

      - ‘사서증서 인증’은 사서증서에 대하여 재외공관에서 공증담당영사관이 당사자 기타 관계인의 촉탁에 기하여, 동 증서가 작성명의자의 의사대로 진정하게 성립된 문서임을 확인하는 행위

      - 사서증서 인증은 그런 문서의 ‘존재 및 성립여부’를 확인하는 것일 뿐 공증담당영사관이 그 사서증서 ‘내용의 적법성 또는 진위’ 여부까지 책임지는 것은 아니며, 다만 문서의 내용이 법령에 위반된 것이 명백한 경우에는 사서인증을 거절해야 함

      - 사서증서 인증의 대상은 영사확인을 요하는 7개 종류의 문서를 제외한 기타 문서임

    ○ 촉탁

      - 공증담당영사관에게 공정증서의 작성, 사서증서의 인증 등을 의뢰하는 것

    ○ 촉탁인

      - 공증을 촉탁하는 자

      - 주로 문서명의자 본인을 의미하나 본인의 위임을 받아 실제 공증촉탁을 하는 자(촉탁대리인)를 포함

    ○ 대리인

      - 본인의 이름으로 법률행위를 하거나 의사표시를 수령하여 행위의 효과를 본인에게 귀속시킬 권한이 있는 자

    ○ 대리촉탁

      - 법률행위의 당사자, 사실관계에 관해 진술을 한 진술인, 확인인, 기타 문서명의자로부터 공증을 촉탁할 수 있는 일체의 권한을 위임받은 자가 위 당사자등을 대리(출석)하여 공증촉탁을 하는 것

    ○ 관계인

      - 일정한 법률행위나 사실행위 등에 있어 그 직접 당사자는 아니나 그것에 의해 자기의 권리나 이익에 영향을 받는 자

  바. 재외공관 공증사례 예시

    ○ 공정증서 작성

      - 해외체류 국민의 임종시 유언

      - 해외진출 기업간의 약속어음 또는 채권관계

      - 해외국민 또는 기업과 국내에 영업중인 외국 상인간의 법률관계(권리 및 의무가 포함된 내용)

    ○ 사서증서 인증

      - 국내에서 사용할 해외발행문서

      - 해외설립 기업의 정관, 의사록

    ○ 확인

      - 주재국 공무원이 발행하였거나 주재국 공증인이 공증한 문서상에 날인된 인장이나 서명의 진실성과 당해 공무원 및 공증인의 직위를 확인하거나

      - 법령에서 특별히 지정된 종류의 사문서에 관하여 당해 문서가 영사관할구역 안에서 발행되었다는 사실 또는 관할재외공관을 경유하였다는 사실을 확인하는 공증담당영사관의 행정행위

      - 특별히 법령에서 지정한 문서에 대하여만 (영사) 확인을 하고, 나머지 문서는 사서증서인증을 해야 함

       ※ 확인대상 문서는 재외공관공증법시행령 제35조 제3항 별표에서 규정(현재 별표에서 규정하는 16개 문서 중 7개 문서만 확인 대상)

           (인감위임장, 고용계약서, 근로자 사망보고서, 전출아동 학적서류, 국외체재목적 확인증명서, 영주권취득사실확인서, 전가족거주사실확인서)

2. 공증담당 영사관의 직무집행에 관한 통칙

  가. 영사관의 권한과 직무 (법 제3조)

    ○ 영사관은 소속 공관의 관할구역안에서 당사자 기타 관계인의 촉탁에 의하여 법률행위 기타의 사건에 관한 사실에대한 공정증서의 작성, 사서증서의 인증 및 공증에 관계되는 문서의 확인에 관한 사무를 처리 (법 제3조)

  나. 사건의 누설금지 (법 제5조)

    ○ 법률에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 촉탁된 사건의 내용을 누설하여서는 안됨

    ○ 촉탁인의 동의를 얻은 때에는 예외

  다. 인감ㆍ서명의 제출 (법 제7조)

    ○ 소속ㆍ직위 및 성명을 자서한 서면에 공증사무를 위하여 사용할 인영 또는 서명을 첨부하여 외교통상부장관에게 신고하여야 함

  라. 제척사유 (법 제8조)

    ○ 공증업무는 불편부당한 중립적 지위에서 사무를 처리하여야 하므로 담당영사관이 그 사건 또는 당사자와 일정한 관계에 있을 경우에는 그 직무를 행할 수 없음

  마. 촉탁인수의무 (법 제9조)

    ○ 담당영사관은 원칙적으로 공증촉탁을 거절할 수 없음

    ○ 다만, 촉탁된 공증사무가 대한민국 또는 주재국의 법령, 조약에 위배되거나 금지된 것인 경우, 대상 문서가 명백하게 불법 목적 또는 대한민국의 이익을 해치는 목적에 사용된다고 인정되는 경우에는 촉탁을 거절할 수 있음

  바. 장부의 비치 및 조제 (시행령 제8조)

    ○ 재외공관에는 공증사무 처리를 위하여 일정한 장부 및 서류철을 조제ㆍ비치하여야 함

    ○ 접수부, 증서원부, 인증부, 확인부, 확정일자부

    ○ 공정증서원본철, 사서증서사본철, 확인문서사본철 등

    ○ 공증업무현황보고서철, 공증서류검열부

  사. 공증업무처리현황 보고 (시행령 제12조)

    ○ 재외공관의 장은 공증업무처리현황을 매년 6월말 및 12월말을 기준으로 다음달 말일까지 외교통상부장관에게 보고하여야 함

3. 재외공관 공증의 방법 및 절차

  가. 공정증서 작성

• 공정증서 작성의 촉탁

• • 촉탁인 본인 또는 대리인이 출석, 공증촉탁

• 공증촉탁서의 작성

• • 촉탁인 또는 대리인(촉탁서의 문서명, 촉탁인 성명 등 기재, 서명 또는 날인)

• 촉탁인 또는 대리인 확인

• • 본인촉탁의 경우 : 권한있는 행정기관이 발행한 사진 첨부된 증명서에 의하여 신원 확인(여권ㆍ주민등록증 등)
  • 대리촉탁의 경우 : 대리인의 신원확인, 대리권확인(인증받은 위임장 또는 인감날인된 위임장ㆍ인감증명서 첨부)

• 공정증서 작성

• • 시행령 제23조 ~ 제27조
  • 작성한 증서를 촉탁인, 대리인 등에게 열람후 공증담당영사와 각 서명날인

• 정ㆍ등본교부 및 수수료 징수

• • 채권자에게 정본, 채무자에게 등본 교부 (원본은 재외공관에 보존)
  • 공증수수료 징수

• 본인에 대한 통지

• • 대리촉탁의 경우 작성한 날로부터 3일이내에 본인에게 통지(대리인이 본인의 고용인이거나 동거인인 경우 통지 불요)

• 장부기재ㆍ보존

• • 증서원부에 기입사항 기재
  • 서류편철 순으로 편철 보존(공정증서원본철 : 공정증서원본ㆍ촉탁서, 촉탁인 확인증명서사본ㆍ대리권증명서류ㆍ통지서)

  나. 사서증서 인증

    ○ 촉탁서 작성, 촉탁인 또는 대리인 확인, 장부기재ㆍ보존은 공정증서의 경우와 같음

    ○ 사서증서 인증문(원본)을 촉탁인에게 교부하고 사본을 보존

    ○ 촉탁문서 여백에 확인할 때에는 제27호 서식의 인증문을 찍고 서명ㆍ날인

    ○ 번역문의 인증(제34호 또는 제35호 서식)

    ○사서증서인증사본철 : 사서증서인증서사본ㆍ촉탁서ㆍ촉탁인 확인증명서 사본ㆍ대리권 증명서류

  다. 문서의 확인

   ① 주재국 공문서 또는 주재국 공증인이 공증한 문서(법 제30조 제1항)

• 공정촉탁서 작성

• • 가 경우 촉탁인의 신원확인, 대리권증명(위임장)등은 필요없음

• 공문서ㆍ공증문서의 인장 또는 서명의 진실성 및 진위 확인

• • 서명부에 의해 확인
  • 서명부에 의해 확인할 수 없을 때는 영사관이 다른 방법으로 확인하여 확인경위서 작성

• 확 인

• • 시행령 제33조
  • 영사관 서명 또는 기명 후 직인 날인

• 공정증서 작성

• • 공증수수료 + 국제교류기금
  • 확인부 기재

    ○ 문서의 여백에 확인할 때에는 제36호 서식의 확인인을 찍고, 확인번호를 기재한 후 서명 또는 기명한 후 직인 날인

    ○ 확인문서사본철 : 확인문서사본ㆍ촉탁서ㆍ확인경위서

   ② 재외공관공증법시행령 제35조 제3항 별표 목록 기재 문서

    ○ 공증촉탁서 작성, 확인, 수수료 징수 및 장부기재는 주재국 공문서 및 공증인 공증문서 확인과 같음

    ○ 확인시 별지 제39호(문서의 여백에 확인하는 경우) 또는 제40호 서식의 “발행되었(거나 공관을 경유하였)다”는 기재 내용 중 확인내용에 따라 발행 또는 공관 경우 중 하나를 삭제하여야 함

  라. 재외공관 공증업무 비교표

4. 재외공관 공증사무 점검시 주요 지적사례

  가. 일자인 미비치(시행령 제4조)

    ○ 확정일자인, 신탁표시일자인

  나. 공증서류함 및 장부 미비치(시행령 제7조)

    ○ 서류함은 내화자재, 잠금장치 등 보존서류의 도난이나 소실을 방지할 수 있는 것이어야 함

    ○ 장부의 비치 및 조제(시행령 제8조)

    ○ 증서원부, 인증부, 확인부, 확정일자부 등

      - 공관장이 매수를 표지 뒷면에 기재하고 기명하여 직인을 찍은 후 직인을 간인(시행령 제9조)

      - 공정증서원본철, 사서증서인증서사본철, 확인문서사본철 등

      - 공증업무현황보고서철 및 공증서류검열부

  라. 규정된 공증서식 미사용

    ○ 재외공관의 공증사무는 재외공관공증법시행령에서 정하는 서식을 사용함

  마. 재외공관공증법상 영사확인 대상이 아닌 문서에 대한 확인지양(법 제30조)

    ○ 해외거주사실확인서, 재외국민등록완료증명서(재외국민등록부등본) 등은 그 자체가 공문서이고 확인대상이 아님

    ○ 시행령 별표에 규정된 문서 중 7종의 문서를 제외한 기타사문서에 대하여는 확인이 아니라 인증으로 유도함이 상당

  바. 사서증서 인증시에는 영사가 서명 날인 (시행령 제28조)

    ○ 사서증서 인증시 영사가 서명 대신 고무인을 찍는 사례 있음

    ○ 확인시에만 영사의 기명 날인 가능

  사. 촉탁서 징구

    ○ 공증촉탁시 촉탁인에게 촉탁서를 작성토록 하여 이를 보존서류에 철하여야 함에도 이행하지 아니함(특히 사서증서 인증시)

  아. 각종 장부에 소정사항을 구체적으로 기재(시행령 제9조)

    ○ “상동”이나 “위와 같음” 등으로 약식기재하는 사례 많음

  자. 공증업무 처리현황보고 철저(시행령 제12조)

    ○ 매년 6월말 및 12월말 기준으로 다음달 말까지 외교통상부장관에게 보고하여야 함

  차. 서명부(확인용) 비치(시행령 제34조)

    ○ 주재국 공무원 및 공증인의 인장 또는 서명을 제출받아 작성함

    ○ 여의치 아니한 경우 확인경위서를 작성하여 보존서류에 철하여야 함